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策划：会议成功的关键

　　无论您是什么行业的企业或单位举办会议，不论筹划此会议的筹划者经验是否丰富，单纯站在举办方的立场与角度上看问题，都会面临各种问题：

1:需要做些什麽？

会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。

2:谁来筹划会议？

从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。无论是专职还是兼职，最终结果，是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。

会议筹划者的职责：作为会议筹划者，要负责去做各种各样的工作。下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。

* 善于与人共事　　* 善于注意小节　　* 善于解决问题

* 善于与人协商　　* 能够管理会议财务事宜　

* 熟悉酒店运作　　* 能够安排恰倒好处的菜单

* 能够熟练操作电脑　* 能够熟练地与视听服务公司打交道

* 能妥善接待贵宾和外国客人　* 熟知各种礼仪

* 行事果断、执着　

会议筹划者的任务：

* 制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标

* 制定会议议程　* 了解可供使用的场所和设施情况

* 选择或提议合适的场所　　* 检查并比较各项设施　　

* 安排交通事宜　　* 协调会务工作人员的活动　* 招收、培训会务人员和广告人员　

* 制定可行预算或按既定预算安排有关工作　* 确定各项工作的时间安排

* 视察选定的场所和设施　* 与各有关方面进行接洽（运输公司、旅行社、视听服务公司）

* 确定印刷公司　* 安排食品、饮料有关事宜　* 讨价还价

* 同会议发言人和各位贵宾进行联系　

3:主要会议类型：

* 销售会议：一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议，或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。

* 年会：可以是公司股东大会，也可能是行业协会每年一次的会员大会。

* 产品发布会：是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。

* 研讨会：是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。

* 专业会议：是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。

* 奖励会议：是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。

* 培训会议：一般要用至少一天，多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训需要有特定的场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员教授，而且通过培训要实现某些目的和目标。

4:会议筹划步骤：

目的和目标：确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。

会议的目标和目的有以下一些：

* 培训 * 通知 * 教育 * 探讨问题 * 做决策

* 引入新事物或介绍新人员

* 激励 * 开发 * 展示 * 促进与改善 * 解决问题

* 讨论如何赢利 * 赢利

5:会议目标

在你筹划一个会议时，你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果，如果你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了：

* 预计召开会议的日期；

* 会议预计召开几天；

* 打算在什麽地方召开会议；

* 会议形式或程序是什麽；

* 需要多大的场地；

* 以前开过这样的会议吗？结果如何；

* 将有多少人到会；

* 会议预算是多少；

* 与会者对费用开支很在意吗？

* 打算选用什麽级别的酒店和设施；

* 打算选用最高级的房间标准是什麽；

* 谁来制作会议邀请函；

* 会议需要向与会者打印相关资料吗？

* 会议的发言人有哪些？

* 会议需要什麽样的视听设备；

* 需要食品、饮料的酒会、招待会有几次；

* 与会者可以携带家属吗？

* 打算为与会者安排一些特别活动吗？打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗？是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗？

* 有谁来承担这些活动的费用。

只要告诉我们您对会议的要求，剩下的就由我们来为您服务，我们将会为您提供最明细的会议策划、最优质的服务，相信以我们的能力和实力定能让您此次会议满意而归，满载而归！

会议策划流程
◇会场预约◇
　　我们将根据您的需要，为您具体分析各种情况作出最完美的策划;我们将根据会议的级别,为您选择会议举办地;我们将根据会议对周边环境的要求，为您确定具体举办地点;我们将根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前为您预约。

◇负责会场的布局，设备安装调试◇
　　我们将根据会议的具体情况，为您设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；我们将根据您的需要，为您提供会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；我们将根据您的需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。

◇印刷材料的设计制作◇
　　我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务;我们将根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案;我们将会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷;我们将根据您的需要，提前把印刷品送到会场或指定位置.

◇参会者的接送◇
　　我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;我们的专车将会提前在指定位置等待参会人员，把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店.

◇参会者的餐饮◇
　　我们将根据参会人员的喜好，为您预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等;我们将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，为您推荐不同的用餐地点.

◇参会者业余时间的安排◇
　　我们将根据参会人员的喜好，为您设计不同的休闲方式;我们可以为您设计专门的旅游线路，方便您的出行;我们将为您介绍下榻酒店附近的娱乐设施，供你选择.

依托四川省中国青年旅行社总社强大的信息资源和服务体系，本旅行社在承办各种会议方面具有独到的专业优势，我们能够为客户提供吃、住、行、娱、购一整套完善的会议策划实施方案；从主题创意、内容策划、参会人员的邀请、会场设计安排、接待宴请、媒体支持及政府关系协调等等，事无巨细，我们都会为您一一安排。